Por que um Software de Gestão de Ativos é um Investimento Inteligente
Publicado em 6 de Abril, 2025
Por muito tempo, as planilhas foram aliadas indispensáveis no gerenciamento de ativos de TI. São fáceis de usar, acessíveis e oferecem uma flexibilidade que, à primeira vista, parece atender a todas as necessidades. Mas à medida que a infraestrutura cresce, os processos se tornam mais complexos e a pressão por agilidade e precisão aumenta, aquela velha planilha começa a mostrar suas limitações.
Você já perdeu tempo caçando informações em abas confusas? Já cometeu (ou corrigiu) um erro que passou despercebido por dias? Já se viu preso a processos manuais que poderiam ser automatizados? Se a resposta for sim, talvez esteja na hora de repensar a estratégia.
Neste artigo, vamos explorar os principais sinais de que sua operação de ITAM superou o estágio das planilhas e precisa de uma solução mais robusta, confiável e escalável. Afinal, a gestão eficiente de ativos é uma peça-chave para a saúde operacional e financeira de qualquer organização moderna.
Por que as planilhas funcionam bem no começo
No início da gestão de ativos de TI, é natural que muitas equipes recorram às planilhas como principal ferramenta. E isso faz todo o sentido — elas têm características que atendem bem a operações menores ou menos complexas.
Planilhas como o Excel ou o Google Sheets estão amplamente disponíveis e, muitas vezes, já fazem parte do pacote de ferramentas utilizado pela empresa. Elas não exigem investimento inicial em licenças específicas ou infraestrutura adicional. Além disso, são acessíveis tanto no desktop quanto na nuvem, permitindo certo nível de mobilidade.
Familiaridade da equipe
Outro ponto forte é a familiaridade. A maioria das pessoas já teve contato com planilhas em algum momento da vida profissional. Isso reduz a curva de aprendizado, facilita o início da operação e evita a necessidade de treinamentos técnicos no curto prazo.
Em ambientes com poucos ativos — como empresas em fase inicial ou departamentos enxutos — as planilhas oferecem a flexibilidade necessária para organizar informações, personalizar colunas e até criar pequenos relatórios. Tudo isso sem depender de recursos externos ou sistemas mais robustos.
No entanto, o que é uma solução eficiente no começo pode se tornar um obstáculo com o tempo. À medida que a operação cresce, as limitações começam a aparecer — e é sobre isso que vamos falar na próxima seção.
Sinais de que você deve abandonar as planilhas
Com o tempo, o que antes parecia funcional começa a se tornar um gargalo. A gestão de ativos evolui, e as planilhas, que antes davam conta do recado, passam a limitar o desempenho da equipe e da operação como um todo. Mas como saber o momento certo de mudar?
Crescimento no número de ativos ou usuários
Quanto mais equipamentos, licenças e pessoas envolvidas, mais difícil fica manter tudo atualizado manualmente.
Aumento da complexidade dos ativos
Não é só sobre hardware. Softwares, licenças, contratos de suporte, dispositivos móveis e até ativos em nuvem passam a fazer parte do cenário.
Lentidão na geração de relatórios
Filtrar, consolidar e apresentar informações torna-se uma tarefa demorada e suscetível a erros.
Ferramentas modernas como o PinnSystem foram criadas justamente para superar essas limitações. Ao centralizar a gestão e automatizar processos, você ganha não apenas agilidade, mas também confiabilidade e inteligência de dados.
Se você sente que já passou da fase das planilhas, o PinnSystem pode ser o seu próximo passo natural rumo a uma gestão de ativos mais profissional, segura e escalável.
Como planejar a transição das planilhas para uma ferramenta de ITAM
Migrar de planilhas para uma plataforma especializada pode parecer um desafio no início, mas com um plano bem estruturado, o processo se torna mais simples, seguro e eficiente. O segredo está em tratar a mudança não apenas como uma troca de ferramenta, mas como uma evolução na forma de pensar e operar a gestão de ativos.
Antes de tudo, é essencial mapear seus ativos de TI com base no que já está registrado nas planilhas. Aproveite esse momento para identificar falhas, dados desatualizados ou ausentes e pontos críticos que afetam a operação — como processos manuais, duplicidades ou falta de padronização.
Nem toda ferramenta de ITAM é igual. Algumas são robustas demais para empresas menores, enquanto outras pecam pela falta de funcionalidades em ambientes mais complexos. Avalie critérios como automação, facilidade de uso, suporte técnico, integrações e escalabilidade. O PinnSystem, por exemplo, é ideal para equipes que buscam uma solução completa, com curva de aprendizado leve e pronta para crescer junto com o negócio.
Divida a transição em fases claras: importação de dados, parametrização dos processos, personalização da ferramenta e testes. Não tente migrar tudo de uma só vez — comece com um setor ou categoria de ativos e evolua conforme a equipe ganha confiança.
Mais do que ensinar a usar a nova ferramenta, é importante preparar a equipe para a mudança de mentalidade. Mostre os benefícios da automação, da rastreabilidade e do acesso rápido à informação. Uma equipe bem treinada é a chave para o sucesso da nova etapa.
Conclusão
As planilhas têm seu papel e podem ser grandes aliadas no início da jornada de gerenciamento de ativos. Mas à medida que a empresa cresce, os processos se tornam mais exigentes, e confiar apenas em métodos manuais pode comprometer a eficiência, a segurança e até a tomada de decisão.
Migrar para uma solução especializada de ITAM não é apenas uma questão de modernização — é uma escolha estratégica. Com mais controle, automação, visibilidade e integração, sua equipe ganha tempo, reduz riscos e atua de forma muito mais proativa.
Se você identificou no seu dia a dia os sinais de que as planilhas já não são suficientes, talvez este seja o momento ideal para dar o próximo passo. O PinnSystem está aqui para ajudar sua organização a evoluir na gestão de ativos com tecnologia, simplicidade e inteligência.
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